Etkin Yönetici Asistanlığı
Bir işletme ya da kurum, yöneticilerin bilgi birikimi ve yönlendirmeleriyle iş yapar. Çeşitli birim ve departmanlarda çalışan personeli yönlendirme, denetleme ve organize etme gibi görevleri bulunan yöneticilerin bir de asistanları vardır. Adına yönetici asistanlığı dediğimiz kavram, birim ya da işletme yöneticisine çeşitli görev ve iş alanlarında yardımcı olmaya dayalı bir meslektir. Yönetici asistanı, kurumun kendi ihtiyaç ve alanlarındaki yoğunluğuna bağlı olarak aradığı bir meslektir.
Yönetici asistanlığı mesleği, son yıllarda iş olanağı geniş bir alan olmasına rağmen her kurumda aranan bir pozisyon alanı değildir. Yönetici asistanlığı mesleğinde önemli görülen bazı yetkinlik tanımları vardır. Özellikle işe alım öncesinde istenilen yetkinlik ve becerileri kanıtlayabileceğinizi göstermek, işe alım için ciddi bir avantajdır.
Kriz yönetimi, stresle başa çıkma, protokol kuralları, organizasyon planlama ve dahası… Yöneticinizle iyi bir takım olmak ve daha başarılı bir kariyer için Etkin Yönetici Asistanlığı Eğitimi almanız sizi alanında uzman bir yönetici asistanı olabilirsiniz.
Yöneticilerin organizasyonu ve planlaması üzerinde çalışılması gereken bir konudur. Bu eğitim programında planlama ve organizasyonla ilgili teorik ve pratik bilgileri öğrenebileceksiniz. Ayrıca zor durumla başa çıkma ve kriz yönetimi hakkında bilgiler edineceksiniz. Yönetici asistanlığı eğitimiyle genel sekretarya kurallarını, ofis yönetimini, stres yönetimini ve zaman yönetimi gibi konuları öğrenerek, sekreterlik ve yönetici asistanlığı arasındaki farkı öğrenmek ve verilen yetkinlikleri en etkili şekilde kullanarak ofis organizasyon yeteneğinizi güçlendireceksiniz.
Yönetici asistanı, bir yöneticiye veya bir grup yöneticiye idari ve sekreterlik desteği sağlayan bir profesyoneldir. Yönetici asistanının görevleri arasında yazışmaları yönetmek, randevuları planlamak, raporlar hazırlamak, seyahat düzenlemelerini yapmak ve genel idari destek sağlamak yer alır. Bazı durumlarda, bir yönetici asistanı diğer ofis personelini denetlemekten ve insan kaynakları görevlerini yerine getirmekten de sorumlu olabilir.
Yönetici asistanının rolü yıllar içinde gelişmiştir ve bugünün yönetici asistanlarından genellikle kuruluşlarının başarısına katkıda bulunabilecek yüksek düzeyde stratejik destek sağlamaları beklenmektedir. Bu nedenle, yönetici asistanları çoklu görev, zaman yönetimi, problem çözme ve iletişim konularında oldukça yetenekli olmalıdır. Ayrıca bağımsız olarak çalışabilmeli ve rahatça inisiyatif alabilmelidirler.
Yönetici asistanı olarak bir kariyerle ilgileniyorsanız, işin zorlu ve zorlayıcı olabileceğinin farkında olmanız önemlidir. Bununla birlikte, hem profesyonel hem de kişisel olarak son derece ödüllendirici de olabilir. Eğer bu zorluğa hazırsanız, yönetici asistanlığı kariyeri sizin için mükemmel bir seçim olabilir.
Yönetici Asistanlığı Eğitimine Kimler Katılmalıdır?
Sekreterler,
Yönetici Asistanları,
Tıbbi Sekreterler,
Hukuk Sekreterleri,
Özel olarak sınıflandırılmamış tüm sekreterya hizmetlerini yürüten kişiler,
Bu konuda kendilerini geliştirmek isteyen ve yöneticinin sağ kolu olmayı hedeflemiş kişiler.
Yönetici asistanı görevi çalışılan şirkete göre değişiklik gösterse de genel olarak yaptıkları işler vardır. Yönetici asistanı görevi şunlardır;
Ofis işlerinin yürütülmesini sağlamak yönetici asistanı görevi arasında yer alır.
Şirkete gelen her kıdem derecesindeki ziyaretçileri karşılar.
Yönetici adına gönderilen faks, e-posta, mektup vb. ilgilenir.
Yönetici asistanı görevi arasında yöneticinin vize işlemleri, seyahat takvimi planlaması ve barınma durumlarının halledilmesi yer alır.
Günlüklerin düzenli olarak kontrolünü sağlar ve bakımını yapar. Randevu alımı ya da iptali gibi işlemlerin aksatılmadan yürütülmesinde rol oynar.
Yönetici asistanı görevi arasında yöneticisinin toplantısı düzenlemek ve gerektiği durumlarda bu toplantılara katılmak yer alır. Yöneticisini toplantıya en iyi şekilde çıkması için hazırlanmasını da sağlar.
Şirket içi ya da dışındaki kişilerle irtibat kurarak işlerin sürekliliğini sağlar.
Şirkete gelen telefon çağrılarına yöneticisi adına cevap vermek ve gerekli notları tutmak yönetici asistanı görevi arasında yer alır.
Çalıştığı ofisteki gerekli malzeme ve ekipmanların tedarikini sağlar.
Çalıştığı şirkette yaşanan sorunları yöneticisine iletir. Çözebileceği sorunları da çözer.
Gerek duyulduğu durumlarda muhasebe işleyişini kontrol eder ve gerekli olan hesaplamaları yapar.
Yönetici asistanı görevi arasında mesleğiyle ilgili eğitimlere katılıp kendisini sürekli olarak gelişime adamak yer alır.
Yukarıda verilen yönetici asistanı görevi çalışılan şirkete göre değişiklik gösterebilir. Genel anlamda büro, idare, planlama ve organizasyon işleriyle uğraşarak yöneticinin yükünü hafifletir.
Sorumluluk: Yönetici asistanının becerileri arasında ilk sırayı sorumluluk alır. Bir yönetici asistanı, çalıştığı şirketteki yöneticinin iş yükünü azalttığı ve onların işini kolaylaştırdığı için yüksek sorumluluk gerektirir. Yöneticiler görevleri itibariyle yüksek pozisyonda çalışan kişilerdir. Yüksek pozisyonda çalışan kişilerin yoğunluklarına, çalışma temposuna ayak uydurabilmek için sorumluluk sahibi olması gerekir.
Zaman Yönetimi: Yönetici asistanı becerileri arasında zaman yönetimi yer alır. Bir yöneticinin yapması gereken bir işi zamanında yapabilmesi asistanına bağlıdır. Asistan, yöneticinin yerine iş planlaması ve zaman yönetimini yapması gerekir. Eğer yapmazsa olumsuz sonuçlar ortaya çıkabilir. Randevular karışabilir. İşler aksayabilir, yönetici gideceğe yere geç kalabilir vb. olumsuz sonuçlarla karşılaşılabilir. Bu işleri planlayabilmek için de yönetici asistanının becerileri arasında zaman yönetimi yapmak olmalıdır. Kendi zamanını etkin ve verimli kullanabilen bir asistan, yöneticisinin işerini planladığı gibi kendi işlerini de etkin bir şekilde planlayabilir.
Yönetim ve Organizasyon: Yönetici asistanı becerileri arasında yönetim ve organizasyon becerisine sahip olmak yer alır. Bir yönetici asistanı için oldukça önemlidir. Bu beceriye sahip olmak demek verimlilik esaslı ve uyumlu çalışmak demektir. Şirkette oluşan sorunların daha kolay çözülmesini sağlar. Bir yönetici asistanın yaptığı işler göz önünde bulundurulursa şirket içi ya da dışı birçok kişiyle çalışmak zorundadır. Ekiplerle ya da takımlarla çalışmak zorunlu hale gelmektedir. Örgüt yönüyle ekip ya da grupların nasıl çalışacağı ortaya konulur.
MS Office Programları Bilgisi: Yönetici asistanı becerileri arasında mutlaka MS Office programları bilgisi yer almak zorundadır. Çünkü asistan çok yoğun bir tempo ile çalışmaktadır. Kağıtla yapabileceği birçok işi dijital ortamda yaparak işlerini kısa ve etkin bir şekilde yerine getirir. Her yönetici asistanının aktif bir şekilde MS Office bilmesi gerekir. Çünkü bu beceriye sahip olmak asistanı ön plana çıkaracak ipuçları vermektedir. Aynı zamanda yaptığı işlerde zaman kazandırır.
Diksiyon: Yönetici asistanı becerileri arasında iyi bir diksiyona sahip olmak yer alır. Ses tonu, konuşma, bireyin kendini daha iyi ifade etmesi, doğru telaffuz gibi kavram diksiyon sayesinde olmaktadır. Başarılı iletişim ağı için iyi bir diksiyona sahip olunması gereklidir. Bu meslek gözüyle bakarsak sürekli şirket içi ya da dışı insanlarla iletişimde olmak ve etkilemek için diksiyonun güzel olması gerekir. Diksiyon ile aynı zamanda karşınızdaki kişileri daha kolay bir şekilde etkileme sanatıdır. Yöneticisini bu yönde etkilemek ve onla daha iyi iletişim kurmak her asistanın isteğidir. Bir konuşmayı, sunumu vb. yaparken ses tonu ve vurgulamaların çok iyi olması gerekir. Aksi halde konuya ne kadar hakim olunursa olsun karşı tarafı etkilemek oldukça zordur. Bu yüzden yönetici asistanı becerileri içerisinde olmazsa olmaz bir maddedir.
Yukarıda belirtilen yönetici asistanı becerileri yanında kısaca diğer beceriler;
Büro yönetimi konusunda gerekli bilgiye sahip olmak,
Raporlama işlemlerini yapabilmek,
Dış görünüşe önem vermek,
Yoğun çalışma ortamına uyum sağlayabilmek,
Sorun çözme kabiliyeti ile hareket etmek,
Analitik düşünebilmek,
Etkili sunum teknikleri bilgisine sahip olmak,
Stres yönetimi yapabilmek.
Yönetici asistanı becerileri yukarıda belirtildiği gibi olmalıdır. Asistanın çalıştığı şirkete göre yönetici asistanı becerileri farklılık gösterebilir. Yukarıda verilen maddeler genel olarak sahip olunması gereken becerileri temsil etmektedir.
Yönetici asistanlığı eğitiminde neler öğreneceksiniz?
Eğitime katılanlar, iş hayatındaki kılık kıyafet, protokol kuralları ve davranış kurallarını öğrenirken aynı zamanda eğitim sonuna kadar, ofise hakim olmayı ve süreci etkin şekilde takip etmeyi öğrenecektir. Eğitimde başarılı olanlar mükemmel bir iletişim becerisine sahip olacaktır. İnsiyatif alma ve karar verme yetenekleri gelişecektir. Yönetici asistanlığına ilişkin bilgisayar programları hakkında güncel bilgilere sahip olur.
Konu başlıkları
Sekreter nedir? Çeşitleri nelerdir? Yönetici Asistanlığı nedir?
Sekreter ya da yönetici asistanları nasıl giyinmeli, kendinde nelere dikkat etmeli ve nasıl davranmalıdır?
Stres yönetimi, kriz yönetimi, zaman yönetimi nedir?
Dosyalama Sistemleri nelerdir?
Protokol Kuralları nelerdir?
Marmara Üniversitesi Sağlık Bilimleri Fakültesi/Sağlık Yönetimi Bölümü/Sağlık Yönetimi Pr. mezun olduktan sonra Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü/Yönetim ve Çalışma Psikolojisinde tezli yüksek lisans yapmıştır.
Özel bir işletmede aktif olarak üst düzey görev almaktadır.
İstanbul İşletme Enstitüsü'nden aldığım sertifikalar sayesinde iş buldum. Online Etkin Yönetici Asistanlığı Eğitimi'ni de herkese tavsiye ederim. İş hayatınız için faydasını görebileceğiniz verimli geçen bir eğitim. Emeği geçen herkese çok teşekkürler.
Etkin Yönetici Asistanlığı Eğitimi çok keyifli ve faydalı bilgiler edindiğim bir eğitimdi. Canlı derslere katılamadım ama video olarak izledim. Sertifikamla gönderilen hediyeler için teşekkür ederim. Belge de kaliteli ve sorgulanabilen geçerli bir sertifika. Herkese tavsiye ederim.
Online Etkin Yönetici Asistanlığı Eğitimi'ni başarıyla tamamlayıp sertifikamı aldım. İş hayatı için herkesin alması gereken bir eğitim olduğunu düşünüyorum. Enstitü'de katılabileceğiniz birçok eğitim var. Kendini geliştirmek isteyen herkese tavsiye ederim.
Ülkemizde yönetici asistanı iş ilanları artmasına rağmen yönetici asistanının görev tanımı ve ne iş yapacağı konusunda birbirinden farklı iş ilanları yazılmaktadır. Aslında yönetici asistanlığı adı, gayet açık bir tanımı barındırır. İşletme ya da ofis içinde, bir departmana ya da yöneticiye bağlı olarak çalışan yönetici asistanı, çeşitli işlerin düzenli yönetiminde görevlidir. Bu iş bir proje ya da raporlama olabilir veya rutin ofis işlerini kapsayabilir. Ayrıca yöneticisi asistanının çalıştığı alanlar da sınırlı değildir. Eğitim, sağlık, ticaret, halkla ilişkiler, danışmanlık, turizm ve mühendislik gibi birbirinden farklı alanlarda çalışma imkânı vardır. Yönetici asistanının iş alanlarında çalışması için belli yetkinliklere ve bilgi birikimine sahip olması gerekir.
Bir yönetici asistanı sağlık sektöründe çalışacaksa sağlık ile ilgili yönetim ve planlama işlerine aşina olması gerekir. Bu alanlarda çalışan personelin belli başlı işe alım kriterlerini karşılaması gerekir. Örneğin, iş ilanlarında; seyahat engeli bulunmaması, ofis programlarını kullanabilmesi ve iletişim becerilerine sahip olması gibi işe alımı etkileyecek ibareler yer alır. Bu yetkinlik ve nitelikler, iş alanının yoğunluğuna ve alanın iş özelliğe göre değişir. Yönetici asistanının maaşını ve görevlerini belirleyen asıl etken de çalışılan iş alanıdır.
Bir yönetici ya da şirket müdürünün arkasında olan düzenli, etkin ve sorumlu bir şekilde işlerini yürüten kişiye yönetici asistanı denir. Kendisine verilen görevler doğrultusunda yöneticisine idari destekte bulunan kişidir. İdari işlere destek çıkmasının yanında ofis işlerini organize etmekten te sorumlu olan kişidir. Yönetici ya da şirket müdürünün işlerini hafifleten ve aksamadan yürütülmesini sağlayan kişi olarak tanımlanır. Yöneticisine yapması gereken işler doğrultusunda yardımcı olan personeldir. Bir şirket müdürünün çalıştığı yüksek tempoda yapması gereken işi ondan alarak işin yapılmasını sağlar.
Yönetici asistanı en genel haliyle şirket müdürü ya da yöneticilerin yüklerinin hafifletilmesini sağlar. Yöneticisinin yapması gereken işleri zamanında planlayarak şirketteki işleyişin sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlar. Yöneticisinin evraklarını düzenleyerek işlerin karışık bir hale dönüşmesini engelleyen kişidir. Tabiri caizse yöneticilerin eli ve koludur. Onların sırtındaki yükü hafifleten personeldir. Onların sayesinde yöneticiler daha etkin, verimlilik esaslı ve sürekli bir şekilde çalışabilmektedir.
Yöneticilerin zamandan en iyi şekilde yararlanmasını sağlamaya çalışan kişidir. Bunu yapabilmesi için kendisinin zaman yönetimi konusunda donanımlı olması gerekmektedir. Geniş bilgi yelpazesine sahip olan kişidir. Çalıştığı şirketteki personellerin tamamına yakınını tanıyan kişidir. Aynı zamanda çalıştığı şirketin misyon ve vizyon değerlerini bilerek çalışmalarını yürüten kişidir. Yöneticilerin şirket içinde ve dışındaki kişilerle ilk temas noktası yönetici asistanı sayesinde olur. Bu yüzden kilit role sahip kişilerdir. Bu meslekte gizlilik ve istikrar oldukça büyük öneme sahiptir.
Yönetici asistanı, birbirinden farklı alanlar dahilinde aranan bir meslektir. Dolayısıyla alandan alana görev tanımı ve işler de değişebilmektedir. Eğitim sektöründe çalışan bir yönetici asistanı ile sağlık kliniğinde çalışan bir yönetici asistanının, aynı alan işlerini yerine getirdiğini söyleyemeyiz. Alanın ve işlerin gerektirdiği bazı görevler ve günlük işler vardır. Fakat genel olarak yönetici asistanı ne iş yapar sorusuna yanıt alabileceğiniz görevler şunlardır:
Gerekli günlük, haftalık ya da aylık toplantı yönetimini etkinleştirir.
Toplantı notları tutar ve toplantıda gerekli bilgileri sunar.
Toplantı, randevu, kayıt, görüşme ve organizasyon detaylarını ayarlar.
Özellikle yönetici ve kurum organizasyonlarını düzenler ve bilgi akışını sağlar.
Yönetici veya kuruma gelen telefon, mail ve yazıları yanıtlar.
Raporlama, dosya takibi, arşivleme ve sunum gibi konularda yönetici ve ilgili birime yardım eder.
Kurumu ziyaret eden misafirleri karşılar ve ilgili birime yönlendirir.
Yöneticilerin kurum içi ve kurum dışı iletişimini sağlar ve gerekli bilgileri paylaşır.
Seyahat organizasyonlarında bulunarak kurumun iletişim ve halkla ilişkiler çalışmalarına katılır.
Basılı ve elektronik belge, rapor ve yazıları düzenler ve dosyalar.
Ofisin gelir-gider hesaplamaları için yönetici ve ilgili birimi bilgilendirir.
Gelen-giden evrak ve kargları teslim alır ve ilgili kişi ya da birime gönderir.
Ofis içi gereksinim ve ihtiyaçları listeler.
Yukarıdaki işler dışında, yönetici asistanı ilgili departman yöneticilerine de yardım edecek görevlere sahip olabilir. Ayrıca iş yoğunluğu ve görevlerin sayısı, alanın hizmet verdiği hedef kitleye göre de değişir. Örneğin; eğitim, sağlık, bilişim gibi alanlar daha yoğun iş temposuna sahiptir. Yine üst düzey şirket ve danışmanlık kurumlarında da iş yoğunluğu artabilmektedir.
Yönetici asistanlığı genellikle bir ofis ortamında çalışmayı gerektirmektedir. Bir yönetici asistanı kendi patronlarına ek olarak ziyaretçiler, arayanlar ve diğer yöneticilerle etkileşime girmek durumunda kalır. Çalışma saatleri genellikle tipik bir iş haftasının tipik saatlerini takip eder. Ancak, geç saatlere kadar çalışan yöneticiler bazen yönetici asistanlarının saatler sonra da hazır olmasını beklerler. İşler hızlı ve zorlu olabilir ve bazen geç saatlere kadar çalışmak ya da yöneticiden gelen bir telefon yönetici asistanını yorabilir.
Yönetici asistanı maaşları; asgari ücretten başlar, ortalama 1,5 katına kadar devam eder. Yönetici asistanının maaşını belirleyen temel etkenler; çalışılan alan, kâr, deneyim ve sektörün gelir ortalamasıdır. Deneyim ve çalışılan alan, doğrudan maaşın artmasını sağlar. Üst düzey bir yönetici asistanı arayan işletmenin, asgari ücretin 1,5 katından düşük bir maaş vermeyeceği bilinmektedir.
Yönetici asistanı arayan pek çok farklı iş alanından bahsedebiliriz. Sağlık, eğitim, danışmanlık şirketleri, mühendislik, bilişim, insan kaynakları şirketleri ve turizm en çok asistan arayan alanlardır. Özellikle son yıllarda danışmanlık, bilişim ve eğitim kurumlarında yönetici asistanı alımları çoğalmaktadır.
Bu sertifika programına katılarak yönetici asistanı olabilirsiniz.
Yönetici asistanı olmak için zorunlu olarak okumanız gereken bölümler yoktur. Ancak okumanız hâlinde bir avantaj yakalayabileceğiniz ve bilgi birikiminizi genişletebileceğiniz bölümler vardır. Bu bölümler; işletme, iktisat, büro yönetimi ve yönetici asistanlığı,(MYO) insan kaynakları yönetimi, halkla ilişkiler ve tanıtım, pazarlama, sağlık yönetimi ve tıbbi dokümantasyon ve sekreterliktir.
Bir yönetici asistanı işini doğru şekilde yapabiliyorsa yeni kapılar açılacak demektir. Birçok müşteri veya işe alım yöneticisi birden fazla sorumluluk kümesini yerine getirebilen adaylar ister. Bu ek sorumlulukların daha fazlasını başarmak, bir sonraki adıma geçmek için fırsatları değerlendirmek anlamına gelir. Mevcut piyasa eğilimleri, hızlı büyüme yaşayan özel sermayeler, danışmanlık ve teknoloji firmaları arasında yönetici asistanları için artan bir talep söz konusudur. Bu endüstrilerdeki bir pozisyonu güvence altına almak için adaylar deneyimlerinin ve becerilerinin kuruluşla nasıl uyumlu olduğunu ve amirleriyle nasıl ilişki kurabileceklerini göstereceklerinden emin olmalıdırlar. Bunların yanı sıra sektörde baskın olan zorlukları da anlamalıdırlar.
Sekreter olarak başlamak için eğitim gereksinimine çok az ihtiyaç vardır, ancak yönetici asistanı olarak bir pozisyona yerleşmek için sadece birkaç yıllık deneyim yeterlidir. Giriş seviyesi işlerin çoğu için bir lise diploması yeterlidir ama iş alanlarıyla ilgili önlisans veya lisans derecesine sahip olmak da kariyere artı katacaktır. Bunun yanı sıra yönetici asistanlığı dalında yeterlilik gereken belli konuların anlaşılması için daha kolay ve etkili bir yol da bir sertifika sahibi olmaktır. Sertifika sayesinde aday, işverenin gözünde daha cazip hale gelir.
Deneyim, üst düzey yönetici asistanlığı için istenen bir nitelik olsa da eğitim, sağlık ve danışmanlık şirketlerinde daha başka nitelikler de istenebiliyor. Bu noktada yönetici asistanlığı mesleği için gerekli nitelik ve bilgi birikimi önemli olacaktır. Ofis programlarını kullanma, yönetici asistanlığı eğitimi alma ya da öğrenmeye açık olma gibi nitelikler önemli görülmektedir. Eğer yönetici asistanı pozisyonu için bilgi birikimi edinmek ve bunu bir sertifika hâlinde göstermek istiyorsanız kurumumuz tarafından verilen etkin yönetici asistanlığı eğitimi sizin için yeterli bir başlangıç olacaktır. Eğitimi alarak ve iş ilanlarında istenen yetkinlikleri kendi açınızdan geliştirerek işe alım sürecinde bir adım öne çıkabilirsiniz.
Yönetici asistanlığının sorumlu olduğu pek çok alan bulunmaktadır. Bunlar genel olarak;
İç ve dış müşteriler, satıcılar ve ekip üyeleri ile irtibat ve ilk temas noktası olarak hareket etmek, onlarla profesyonel ve zamanında etkileşim kurmak, bilgi taleplerine cevap vermek, gerekli belgeleri hazırlamak ve takip işlemlerini sağlamak, ilgili kişiler ve şirketin diğer önemli ortakları ile yöneticiler adına toplantılar yapmak
Tüm iç yazışmaları ve raporları izlemek, mesajlaşma ve kurye hizmetini koordine etmek, gelen e-postaları sürekli takip etmek, yanıtlamak ve gerekli yerlere iletmek, mevcut kişi listelerinin güncellenmesi ve bakımını sağlamak
Çeşitli araçlar yoluyla araştırma yapıp veri toplamak, verileri birleştirerek iletişim metinlerini, raporları, sunumları ve elektronik tabloları hazırlanmak
Yöneticinin profesyonel ve kişisel takvimini, toplantı taleplerini yönetmek, randevuları koordine etmek ve her şeyin sorunsuz, zamanında yapılmasını sağlamak, görev ve projelerin son teslim tarihlerinde tamamlanmasını sağlamak, zamanı verimli yönetmek, verimliliğini en üst düzeye çıkarmak için toplantı gündemlerini hazırlamak, toplantılar sırasında not almak ve özetler yazmak, konferans odalarının ve diğer toplantı yerlerinin rezervasyonunu yapmak, daha büyük etkinlikler planlarken mekanların güvenliğini sağlamak, ikram ve diğer lojistik koordinesi yapmak, seyahat ve konaklama düzenlemelerinin yapmak
E-postalar, raporlar ve diğer idari kayıtlar gibi basılı ve elektronik belgelerin dosyalanma ve düzenlenmesini yapmak, tarayıcı kullanarak kağıt belgeleri dijitale dönüştürmek, veri girişi ve veritabanı bakımı konusunda gerekli kontrolleri yapmak
Eksik sarf malzemeleri sipariş etmek ve envanteri korumak, gerekli veya talimat verildiği şekilde malzeme ve ekipmanları değiştirmek
İşletmenin organizasyon yapısı, politikaları ve hedeflerini anlamak ve güncel kalmak
Giderleri yönetmek ve raporlamak bazı durumlarda defter tutmak ve faturalandırma gibi muhasebe ile ilgili görevleri yerine getirmek
Bu genel özelliklerin yanında bir yönetici asistanı çalıştığı ortama göre farklı konularda bilgi düzeyine de sahip olmak zorunda kalabilir. Örneğin hukuk alanında çalışan yönetici asistanı yasal terminoloji ve prosedürler hakkında bilgi gerektiren işleri yaparlar. Bir avukatın yanında çağrı, şikayet, dava ve mahkeme celbi gibi yasal belgeler hazırlayabilirler. Ayrıca yasaları inceleyip araştırma yapmaları gerekebilir.
Tıp alanında çalışan bir yönetici asistanı hasta raporları ve tıbbi metinler hakkında bilgi sahibi olmalıdır. Ayrıca hastaların basit tıbbi geçmişleri ile uğraşmaları gerekir. Hastaneye yatırılacakları zamanı düzenler veya sigorta ödemelerini elektronik tablolara işler. Bunların yanı sıra tıbbi terminoloji ve kodlar, tıbbi kayıtlar ve hastane veya laboratuvar prosedürlerine de aşina olmak zorundadır. Eğitim kurumlarında çalışan bir yönetici asistanı ise veliler, öğrenciler, okul toplulukları, öğretmenler ve okul yöneticileri arasındaki iletişimden sorumludur. Randevuları düzenler, ziyaretçileri kabul eder ve öğrenci kayıtlarını takip eder.
Yönetici asistanlığı için olağanüstü organizasyon ve zaman yönetimi becerileri gerekmektedir. Bir yönetici asistanı yüksek hacimli iş yüklerini yönetirken zamanı verimli kullanacak şekilde bir öncelik sırası oluşturmalı ve planlama yapmalıdır. Çoklu görevlerde dinamik ve hızlı tempolu bir ortamda çalışabilmelidir. Detaylara yüksek düzeyde titizlikle yaklaşmalıdır. Sürekli değişen talepleri karşılarken duyarlı ve esnek olmalı, inisiyatif alabilmelidir.
Yönetici asistanlığında üstün derecede kişilerarası iletişim becerileri gerekmektedir. Müşteriler, iş arkadaşları ve yöneticiler üzerinde güven oluşturmak ve ilişkiler geliştirmek için hem yazılı hem de sözlü olarak net iletişim kurma becerisine sahip olunmalıdır. Telefonda profesyonel ve kusursuz bir tutum sergilemek, olumlu ilişkileri sürdürmek ve geliştirmek için ilgi çekici bir kişiliğe sahip olmak ve başkalarının ihtiyaçlarını öngörmek ve isteklerini proaktif ve nazik bir tutumla ele almak için güçlü derecede müşteri hizmetleri becerileri sergilenmelidir.
Yönetici asistanı analitik bir zekaya ve problem çözebilme becerisine sahip olmalıdır. Yaratıcılık ve iyi muhakemeyi kullanarak sorunları tanımlamak ve zamanında çözmek önemlidir. Bilgisayar üzerinde metin hazırlama, elektronik tablolar ve veritabanı oluşturma için kullanılan uygulamaları bilmelidir. Dakikada 40 ile 60 kelimelik bir hızda yazma becerisi gerekmektedir. Fotokopi makineleri ve yazıcılar gibi temel ofis ekipmanlarını kullanabilmelidir. Yönetici asistanlığında yüksek düzeyde dürüstlük ve takdir de ön planda olmalıdır. Hassas ve gizli bilgileri işleyecek kadar güvenilir olunmalıdır. Yönetici asistanı karmaşık konuları kavrayabilme ve bunlara göre hareket edebilme kabiliyetine sahip olmalıdır.
