İş Analizi ve Görev Tanımı Nedir?

İş Analizi ve Görev Tanımı Nedir?

Görev tanımı; görevleri, sorumlulukları ve gereken özellikleri tanımlar ve belirli işin sahip olacağı kriterleri belirler. İş analizi ve görev tanımı ile elde edilen objektif bilgi üzerine dayalıdır. Görevleri başarmak için gereken beceri ve özellikleri ve iş üretmek için kurumun ihtiyaçlarını anlayabilmek için analizler yapar.

İş analizi; her işi tanımlar ve sorumluluklarını açıklar.

Aynı zamanda çalışma koşulları, kullanılan araçlar, ihtiyaç duyulan bilgi ve beceriler ve patron dahil olmak üzere diğer pozisyonlarla olan ilişkileri belirlerler.

Görev tanımları etkin bir şekilde geliştirildiğinde kurumun başarısı için önem taşıyan biri iletişim aracıdır. Zayıf bir şekilde yazılan iş tanımları ise iş yerinde karmaşıklık yaratır, iletişimi zedeler ve insanları kendilerinden ne beklendiğini bilmiyorlarmış gibi hissettirirler.

Hala çalışan iş ilanlarının değeri hakkında kararsızlık mı yaşıyorsunuz? Bu beş ipucunu düşünün.

İş analizi ve görev tanımı pozitif etkileri.

İş analizi ve görev tanımları şirketin yönü ile düzgün bir şekilde iletişim kurma fırsatı sağlar ve çalışana büyük resimde nerede olacağını gösterir. İster büyük ister küçük, ister çok yönlü bir kurumda olun, iyi yazılmış bir görev tanımı çalışanın yönünü belirlemede yardımcı olacaktır.

İşe aldığınız insanları amaçlarınızla, vizyonunuzla ve misyonunuzla birlikte aynı hizaya sokmak kurumunuz için başarıya davetiye çıkarır. Müşteri için yapılması gereken işleri başarmak için gerekli olan farklı pozisyon ve rollerin beraber işlediğinden emin olursunuz.

Personel görev tanımları insanlardan beklenen beklentileri netleştirir. Ferdinand Fournies’e göre görev tanımları, yapmalarını istediğiniz şeyleri yapmadıklarını görmeniz için bakmanız gereken ilk yer.

Fournies diyor ki, beklentilerinizi net bir şekilde anladıklarından emin olmalısınız. Bu da çalışan görev tanımı ile başlar.

İş analizi ve görev tanımı bütün hukuki temelleri elde etmenize yardımcı olur. Örneğin, iş işin fiziksel gerekliliklerinin tanımının doğru olduğundan emin olmak istersiniz.

İster yeni çalışanlar işe alıyor olun ister şirket içi adaylar için işler ilan ediyor olun, iş analizi ve görev tanımı adaya seçtiğiniz insanda neler istediğiniz anlatır. Net bir iş tanımı doğru adayları seçmenize yardımcı olur.

İyi yazılmış görev tanımı işe alınan insanla çalışmak zorunda olan kurum çalışanlarına da yardımcı olur. İşe alım sürecine dahil olan insanlar yeni çalışanın veya terfi edilen iş arkadaşının başarısını desteklemeye daha yatkındırlar. İş tanımlarını geliştirmek çalışanları kurumunuzun başarısına dahil etmenin kolay bir yoludur.

Bununla birlikte, etkili bir kurum için, iş ve görev tanımı sizi yavaşlatabilir. Görev tanımı başarınızı bastırabilir ve de insanları onlardan ulaşmasını istediğiniz hedeflere ulaşmasını engelleyebilir.

Bu ilk bölümde iş analizi ve görev tanımı fayda sağlayan yönleriyle zararları konuşulmadan tartışılmıştır. İş analizi ve görev tanımı ile hıza, esnekliğe ve devinime zarar vermeden bilgilendirmesini, iletişim kurmasını ve performansı hizaya sokmasını sağlayan dengeyi sağlayabilirsiniz.

Görev tanımlarını geliştirdikçe bunların etkili performans yönetimi sisteminde bir bileşen olduğunu da göreceksiniz.

Herşey bunlarla sınırlı değil. Dikkat etmeniz gereken şeyler de var. Aşağıdaki uyarıları mutlaka dikkate alın.

İş analizi ve görev tanımı negatif etkileri.

İş analizi ve görev tanımın olumsuz tarafları da var. Aşağıdaki fikirleri zararlı yönleri tanımlamak ve de onları faydalı hale getirmek için kullanın.

Hareketli, değişken ve de müşteri odaklı bir çalışma ortamında görev tanımı yazdığınızda anında eski moda oluyor. Tercihen aylık dönemlerle düzenli aralıklarla amaç ve gelişimsel fırsatlarla üzerinde çalışmalısınız. Personelin bir sonraki belirli ve de ölçülebilen amaçları kurması için patron veya takım ile tanışmasını gerektirir.

Bu buluşma gerçekçi olmalıdır. Eğer personel yeni amaçları elde ederse ve de orijinal iş tanımındaki her görev için sorumlu olursa, bu adaletsizlik olur.

Özellikle, eğer amaçlar ve iş başarıları prim veya ücrete bağlı ise çalışanın zamanını harcadığı yöne bakmalısınız. Eğer çalışanın görev tanımı yanlış yeri gösteriyorsa, o zaman çalışan iş tanımlarını değiştirin.

Çalışan iş tanımları yeterli esnekliğe sahip olmasını sağlayın ki bireyler “resmin dışında da” çalışabilsin. İş tanımları esnek olmalıdır, böylece çalışanlar çapraz eğitimle rahat olurlar, diğer takım üyesinin görevi tamamlamasına yardımcı olurlar ve de müşterilere hizmet verebilmek için uygun kararlar alabilecek kadar özgüvenli olurlar.

Hepimiz yükselmek isteyen ve terfi alabilecek ve sınırlarını genişletebilecek insanları isteriz. “Bu benim işim değil” diyen insanlarla kim çalışmak ister ki?

Etkili olmak için, düzenli bir şekilde çalışan iş tanımlarına bakmalı ve onları günlük işinizin bir parçası olarak kullanmalısınız.

İş analizi ve görev tanımı performans yönetimi ve değerlendirme sisteminin integral bir parçasıdır. Maaş artımı ve prim uygunluğuna karar vermek için kullanılırlar.

Çalışanın işte zamanını nasıl harcadığına karar vermek için birer iş referansıdırlar. Enerji ve dikkat için ölçülebilir bir odak sağlarlar.

Çekmecede kullanılmadan duran, daha da kötüsü İK ofisinde hiç bakılmayan iş analizleri ve görev tanımı  vakit kaybıdır. Bunlar işe alım sürecinde integral olarak kullanılmalıdır. Makalenin ilk bölümünde tartışılan eylemleri alın ve görev tanımı ve iş analizlerini işe alma ve seçim sürecinizde etkili bir parça olarak kullanın.

0 votes

Blog Yazarı