AnasayfaBlogOnline Toplantı Programları
Teknoloji

Online Toplantı Programları

24 Mart 2020
Online Toplantı Programları

Toplantı, iş hayatının önemli bir kısmını oluşturuyor. Toplantılar, iş dünyasının mihenk taşı konumunda olduğunu söyleyebiliriz. Bir şirketin verimli ve düzenli çalışabilmesi için toplantıların sıklıkla yapılması görüşü daha fazladır. Çalışanlara göre toplantılar çoğu zaman sıkıcı gelebilir. Ancak güzel bir ortam oluştuğu zaman toplantıdan kimse sıkılmaz.

Çağımızın birçok başarısı iyi ve sağlıklı toplantılardan geçer. Fikir alışverişi sayesinde hiç ummadığımız düşünceler ortaya çıkabilir. Toplantı hem bireysel insanların hem de şirketin işleyişine doğrudan ya da dolaylı şekilde etki edebilir. Birçok şirkette toplantılar günlük, haftalık ve aylık şekilde yapılır. Günlük toplantılar genellikle departmanlar kendi aralarında gerçekleştirir. Hatalık toplantılarda belli analizler konuşulur. Aylık ise, genel durum değerlendirilir. Bir sonraki ay için hedefler belirlenir. Eksi ve artı yönler aylık bazda ele alınır.

Yeni nesil çalışma düzeninde işler biraz daha değişti. Sıradan toplantıların yerini online toplantı aldı. Şirkette geçirilen vaktin yerine tamamen dijital ortamda bireyler toplanmaya başladı. Elbette online toplantı ne kadar verimli olur? Konusu tartışmaya açık olduğunu belirtelim. Bana kalırsa, online üzerinden gerçekleşen toplantılar da yeni yaşam tarzında önemli bir rol oynamakta. Belki de reel ortamda yapılan toplantılar kadar etkili olmayabilir. Ancak kısıtlı imkanların olduğunu düşündüğümüzde özellikle zaman yönetimi açısından iyi bir alternatif olduğunu söyleyelim. Zamandan tarsarruf sağlayan bu tip toplantı karar verme sürecine de olumlu katkı sağlayabilir. Ayrıca bir şeyi hiç yapmamak var, bir de yapmak var.

Online toplantı programları sayesinde sadece üst düzey yöneticiler değil, insanlar kendi aralarında da fikir görüşmek için bir araya gelir. Sadece fikir olarak da algılamayalım. Bir proje veya sunum hakkında online şekilde tartışmalar yapılabilir. Şuna eminiz ki online hayat, iyi yönde kullanıldığı zaman faydalarını gördük. Teknoloji doğru kullanıldığı zaman daha anlamlı ve bilinçli sonuçlar ortaya çıktığını görebiliyoruz. Bu 2 x 2 = 4 kadar net.

Toplantı Nedir?

Toplantı kelimesinin kökenine baktığımızda, belirli bir amaç için birden fazla kişinin bir araya gelmesiyle oluşan topluluğa verilen isimdir. Toplantı kurumsal iletişim için ana öğelerden biridir.Toplantının gerçekleşebilmesi için en az iki kişi olması gerekir. Belli bir saatte ve belirlenen bir mekan da gerçekleşir. Toplantı sadece iş yerlerine özgü olay değildir. İnsanlar herhangi bir sebepten ötürü bir araya gelebilir. Burada önemli olan toplantının nasıl gerçekleşeceğidir.

Spontane gelişen toplantı fazla kabul edilemez. Belli kişilerin daha öncesinden toplantı yapacağına dair bilgilendirme vermesi gerekir. Nerede ve ne zaman olacağı konusu toplantı için altın kuraldır. Toplantıyı ister reel ortamda isterseniz de sanal ortamda yapın bu kural değişiklik göstermez. Bazı iş adamları ya da yöneticiler toplantıdan önce konu paylaşımında da bulunur. İşlenecek ve dile getirilecek konuların diğer birey veya çalışanlara söylenmesi daha yapıcı bir davranıştır. Bu sayede insanlarda ona göre hazırlanabilirler. Toplantının zamanında başlaması da önemlidir. Hem karşı tarafta olan ciddiyeti arttırır. Hem de kesin bir duruş ve sözünde durulan kimse olduğunuz gözükebilir. Elbette bunları söylerken istisnai durumlarda yaşanacaktır. Hayatın akışında bazen aksilikler yaşanabilir. Genel olarak toplanabilmeyi başarmak için belli kurallara uymak lazımdır.

Toplantı Genel Kuralları

Online toplantı düzenlendiğinde kurallar belki de biraz daha esnek olabilir. Ancak genellikle hem sanal ortamda hem reel düzende belli başlı toplantı kuralları vardır.

  • Öncelikle toplantı zamanında yapılır. Süresinde herhangi bir sapma yaşanmaz. Elbette istisnai durumlar hariç.

  • Toplantıya bir yönetici kadar olmasa da iyi şekilde ve özenli hazırlanmak prestij açısından önemlidir.

  • Toplantının hangi amaçla olduğu belirtilmesinde fayda var.

  • Birey olarak herkes kendini toplantıya göre ayarlamalı. Toplantının başlayacağı saate ya da güne göre işleri toplaması gerekir.

  • Toplantı esnasında dikkat dağınıklığına sebep olacak unsurları göz önünde bulundurulmaması lazım.

  • Eğer toplantı da gerekmeyecekse elektronik cihazlarla katılmaması etik olarak daha uygundur.

  • Toplantının yapıldığı sırada çay, sigara, ikram gibi yiyecek ve içecek bulunmamalıdır.

  • Yöneticinin toplantıya hakim olması gerekir.

  • Toplantı da asıl söz sahibi olan kişi her detayını kişilerle beraber paylamalıdır.

  • Varılan sonuçlar toplantı sonunda belirtilmelidir.

  • Yönetici ya da toplantıyı düzenleyen kişi, diğer bireylere de söz hakkı tanımalıdır.

Son olarak Bill Gates güzel bir sözüyle kurallara noktayı koyalım: ‘’Başarılı toplantılar iyi hazırlığa bağlıdır.’’

Yeni Nesil Online Toplantı Nedir?

Online toplantı hayatımıza yeni bir kavram olarak girmese de son yıllarda kullanımı sıklaşmıştır. Alışık olduğumuz toplantılara benzemesi ile dikkat çekmeyi başarmıştır. Çevrimiçi şeklinde tamamen insanların sanal ortamda buluşmasından oluşmaktadır. Online toplantı ile ilgili henüz net bir kavram yoktur. Ancak yeni nesil toplantı modeli olarak online toplantı hakkında kısaca şu söyleyebiliriz, aynı reel ortamda yer alan kriterlerin sanal ortama taşınma olayıdır. Yani belli bir zaman diliminde en az iki kişiden oluşan bir grupla birlikte yapılan çevrimiçi toplantı ismini verebiliriz.

Online toplantının birden fazla amacı var. Öncelikle oluşan zaman kaybının önüne online toplantı ile geçebilirsiniz. Daha sonrasında reel ortamda bir toplantı yapmadığınız için ekstra maliyetinizde olmayacak. Bunların sonucunda da daha verimli bir toplantı haline dönüşecek. Zamandan tasarruf ederek, çalışanlarında vakitlerinden daha az alınmış olacak.

Günümüzde birçok çalışan akıllı cihazlarla haşır neşir. Böyle bir devirde online üzerinden çalışma yapmanın insanlara daha faydalı olacağı gerçek. Bir de hastalıkların yaşandığı dönemlerde uzaktan çalışmak daha mantıklı hale gelmektedir. 2020 yılında çıkan korona virüs ile mücadelede dünya yeni bir sürece girdi. Bu süreç ile beraber online eğitim daha fazla önemsendi. Aynı şekilde evden çalışanlar için online toplantı bir daha önemli olduğu görüldü.

Kullanabileceğiniz Online Toplantı Programları

Evde, dışarıda ve farklı birçok mekan da online şekilde toplantı yapabileceğiniz programlar mevcut. Online toplantı programları sayesinde ekibiniz ile kopukluk yaşamazsınız. Aynı iş ortamı gibi günlük rutin çalışmaları sürdürebilirsiniz.

  • Skype: Skype programı görüntülü konuşma olarak daha çok kullanıldığı bilinir. Fakat birden fazla kişiyi eklediğiniz zaman grup oluşturarak online toplantı yapabilirsiniz. Online toplantı programı listesinin birinci sırasında Skype var. Oldukça yaygın ve pratik kullanım sunmaktadır.

  • Microsoft Teams: Adından da anlaşılacağı üzere Microsoft tarafından geliştirilen bir uygulamadır. Bu online toplantı programı içinde kişiye birçok olanak sağlanmaktadır. Yapay zeka sayesinde akıllı toplantılar düzenleme imkanı sizlere sunulmaktadır.

  • Google Hangouts: Uygulamayı Google ekibi geliştirmiştir. Saf Android telefonlarında da yüklü olarak gelmektedir. Ayrıca masaüstü sürümü de mevcuttur. 10 kişiye kadar online toplantı yapmanıza imkan sağlar.

  • Free Conference Call: Çoğu insan ilk defa duymuş olabilir. Ancak alanında iyi bir alternatif olacak bir uygulamadır. İOS ve Android üzerinden indirilebilir. Sesli ve video konferans, ekran paylaşımı, kayıt alma gibi yetenekleri vardır. Online toplantı programları işinize yarayacak cinsten olduğunu söyleyelim.

online toplantı online toplantı programları çevrimiçi toplantı yeni nesil toplantı toplantı programları
Konuk Yazar
Konuk Yazar
Blog Yazarı

İstanbul İşletme Enstitüsünde yazılarının yayınlanmasını isteyen konuk yazarlarımız için oluşturulan bilgi kartıdır. Birçok alanda ve disiplindeki yazıları bu hesap üzerinde bulabilirsiniz.

Benzer Yazılar
Doğru ve faydalı bilgiler sağlama konusunda kararlı olan uzman ekibimizle blogumuzu her zaman yeni makaleler ve videolarla güncelliyoruz. Güvenilir tavsiyeler ve bilgilendirici içerikler arıyorsanız, blog sayfamıza mutlaka göz atın.