360 Derece Performans Değerlendirme Sürecinde Nasıl Etkili Olunur?

360 Derece Performans Değerlendirme Sürecinde Nasıl Etkili Olunur?

Şirketlerin 360 derece performans değerlendirme sistemini seçmesinin üç yaygın sebebi vardır:

  1. Mevcut ve gelecekteki liderlerin performans ve potansiyeline dair bir bakış elde etmek
  2. Çalışanların gelişim ihtiyaçlarına dair daha geniş bir bakış elde etmek
  3. Özellikle yöneticinin direkt ve elden çalışanlarının performansına dair bilgisinin olmadığı yerde daha geniş bir geri bildirim toplamak ve bildirimin adil olmasını sağlamak

360 derece performans değerlendirme süreciyle geri bildirim alma nedeniniz sizin programınızın dizaynını büyük şekilde etkileyecektir. Uzaktan çalışanlar, yönetici yardımcıları, yöneticilerine göre farklı vardiyalarda çalışan veya proje takımlarında çalışanlara sahip şirketler, genel olarak yöneticilerinin çalışanının performansına dair bir fikir sağlaması için performansların değerlendirme sürecindeki girdileri olarak çoklu kaynaktan sağlanan geri bildirim toplama ihtiyacı duyarlar. Bir yöneticinin çalışanın performansını direkt olarak gözetleme fırsatına sahip olmadığı her pozisyonda 360 derece performans değerlendirme , performans değerlendirmesinin daha adaletli olmasını ve çalışanlara verilen geri bildirimin daha kapsamlı ve yardımcı olmasını sağlar. Buna karar kılarken organizasyonun ihtiyaçları gibi kültürünü de düşünmek önemlidir. Daha işbirlikçi, kolektif ve destekleyici bir kültüre sahip olan bir şirket performans değerlendirmesi için çok kaynaklı geri bildirim toplamadan yararlanabileceği gibi fazlaca rekabetçi ve bireysel olan bir şirket iş gücüne zarar verebilir ve kutuplaşma yaratabilir. Bu şirketler gelişim odağına başlamayı düşünmek zorundadır. Verimli bir katılım sağlanması ve sonuçlarda bağlantı bulabilmek için amacınızda açık olmak ve  dahil olan herkesle iletişim kurmak önemlidir.

360 derece performans değerlendirme sürecinde bilmeniz gerekenler

360 derece performans değerlendirme sürecine kim dahil olmalıdır?

Bu aslında iki parçadan oluşan bir soru: kimin için geri bildirim almalısınız ve kimden geri bildirim almalısınız? Bu cevaplar sizin 360 derece performans değerlendirme geri bildirimlerini yönetme nedeninize ve sizin şirket kültürünüze bağlıdır.

Eğer mevcut ve gelecekteki liderlerinizin performans ve potansiyeline dair bir fikir elde etmek istiyorsanız öncelikle hangi seviye yönetimleri hedeflediğinize karar vermelisiniz. Sadece C seviyesindeki yöneticilerinizi mi geliştirmek ve değerlendirmekle ilgileniyorsunuz yoksa bütün yönetim takımını mı? Liderlik veya yönetim pozisyonları için yüksek potansiyel taşıyan çalışanları tanımlamak ve onların bu sebeple gelişimini değerlendirmek için etkili yöntemleriniz var mı? Bir sonraki adım değerlendirici olarak kimleri dahil edecekesiniz? Önemli olan bir faktör de sizin yöneticinin direkt veya dolaylı raporlarından gelen geri bildirimler dahilinde ‘’üstün’’ bildirim toplayıp toplamak istemediğinizdir. Potansiyel değerlendiriciler aynı statüye sahip olanları, tedarikçileri, müşterileri, yöneticileri ve çalışanları içerir. Eğer çalışanlarınızın gelişim ihtiyaçlarına dair daha geniş bir bakış açısına sahip olmak istiyorsanız o zaman 360 derece performans değerlendirme – çok kaynaklı değerlendirmeyi bütün çalışanlarınız üzerinde yürütmek isteyebilirsiniz. Bazı organizasyonlar sadece seçilmiş bir grup üzerinde geri bildirim toplamayı amaçlarlar; örneğin en iyi performans gösterenler, daha az performans gösterenler ve yüksek etki alanlarında çalışan çalışanlar…

İşte bu durumda geri bildirim almak için kimin en uygun olduğuna dair karar vermeniz gerekir.

Kimden geri bildirim alacağınıza karar verirken düşünmeniz gerekenler:

  1. Değerlendiricilerin minimum ve/veya uygulanabilir sayısı kaçtır? Cevap, kurumunuzun büyüklüğüne ve yapısına, değerlendirmelerin amacına ve değerlendirici olarak seçtiklerinize bağlıdır. Bazı çalışmalar gelişim odaklı değerlendirmeler için 8-15 değerlendiriciyi minimum sayı olarak ortaya koydu. Eğer performans değerlendirmelerinde daha geniş geri bildirim elde etmek için 360 derece performans değerlendirme sistemi kullanıyorsanız, muhtemelen daha az değerlendiriciye ihtiyacınız var. Ne kadar çok değerlendirici kullanırsanız o kadar az onların değerlendirilen çalışanla birlikte çalışmış olma ihtimali var.
  2. Gereken değerlendiricilerin minimum sayısını mı istiyorsunuz? Eğer anonimlik önemli ise o zaman değerlendirilen her bir çalışan için beşten fazla değerlendiriciniz olmalı. Aynı zamanda değerlendirici tipi için gerekli olanları da düşünmek isteyebilirsiniz. Örneğin, en az 1 müşteri, bir tedarikçi veya yöneticiden geri bildirim ihtiyacı duyabilirsiniz.
  3. Gerekli değerlendiricilerin maksimum sayısını mi istiyorsunuz? Fazla her zaman iyi değildir. O kadar çok geri bildirim toplarsınız ki; topladığınız bilgi uğraşılması gereken bir yük haline gelir veya anlamını kaybedecek şekilde seyrektir.
  4. Değerlendiricileri kim seçecek? Eğer çalışanlarınızın kendi değerlendiricilerini seçmelerine izin verirseniz geri bildirimleri daha ciddiye almaları muhtemel… Bununla birlikte iyi veya elverişli bir çalışma ilişkisine sahip oldukları değerlendiricileri de seçebilirler. Daha objektif bir seçim yapmak için çalışanın ve yöneticisinin veya İK uzmanının değerlendiriciyi seçmesi ideal olabilir.
  5. Geri bildirim anonim mi tutulacak? Birçok program geri bildirimi anonim tutar, özellikle değerlendirilen çalışanın. Eğer bu pratiği takip ederseniz ayrıca çalışan ile geri bildirimi değerlendiren koç veya yöneticiden de geri bildirimi anonim tutmak önemlidir. Anonim geri bildirim daha dürüst olmaya eğilimdir çünkü değerlendirici geri bildirimden yarar sağlamaz veya onun yüzünden acı çekmez. Ayrıca dikkatli de davranmalısınız çünkü bazı çalışanlar anonim korumasını diğerlerini sabotaj etmek için kullanabilir. İşte burada en iyi yaklaşıma karar vermek için kurum kültürünüzü düşünmelisiniz. Eğer çalışanlarınızdan yöneticileri hakkında yukarıya dönük geri bildirim alacaksanız, doğru geri bildirim toplamak ve çalışanları muhtemel etkilerden korumak için anonimliği sağlamak mecburidir. Aklınızda bulunsun, anonimliği sağlamak nitelikli değerlendirmeler yaptığınızda daha da zor bir hal alacaktır.

Bir kere kimi dahil edeceğinize karar verdiniz mi bütün katılımcıların neden bunun yapıldığını, rollerinin ne olduğunu;  bilginin nasıl kullanılacağını bildiğinden emin olmalısınız. Ayrıca geri bildirim sağlayanların o beceriye dair bir eğitime sahip olduklarından emin olmalısınız.

Performans değerlendirmenin hangi açıları değerlendirilmelidir?

Bu sorunun cevabı 360 derece performans değerlendirme sürecini yürütme amacınızda yatmaktadır. Eğer bunu liderlik veya genel gelişim ihtiyaçlarını tanımlamak için kullanıyorsanız normal olarak yeterlilikler üzerinden geri bildirim sağlamalısınız. Normalde performans değerlendirme sürecinizin bir parçası olarak değerlendirilen öz ve/veya liderlik yeteneklerini kullanırsınız. Liderlik gelişimi amaçları için 360 derece performans değerlendirme yürüten bazı kurumlar farklı ya da daha geniş liderlik becerilerini değerlendirmek için seçim yaparlar. Bu yaklaşımdaki risk; değerlendirme yapmak için denerken ve bir kere de birçok beceriyi geliştirmeye çalışırken performans yönetimi çabalarının etkisini azaltabilirsiniz.

Eğer çalışan performansı değerlendirme süreciniz de daha geniş bir geri bildirim toplamak için 360 derece performans değerlendirme kullanıyorsanız iki süreçte de aynı yetenek takımlarını değerlendiriyor olmalısınız. Bazı kurumlar özellikle yöneticinin çalışan ile yakın bir ortamda çalışmadığı ortamlarda performans amaçları üzerinden geri bildirim toplamayı seçerler.

Yetenekler ve/veya amaçlar üzerinden geri bildirim toplarken nitelik mi, miktar mı yoksa ikisi üzerinden mi geri bildirim toplamak istediğinize karar vermelisiniz. Miktara dönük geri bildirim toplamak ancak değerlendiricilerin anonimliğini korumayı kolaylaştırır fakat sayısal oranlamalar için gereken nedeni açıklayan daha zengin sayısal detayları iletme de başarısızlığa yol açabilir. Değerlendirilen çalışanın, veya sadece o çalışanın yöneticisinin veya insan kaynakları uzmanının yorumları/derecelendirmeleri; aynı zamanda bireysel yorumları/derecelendirmeleri veya sadece toplu olanları ayrı şekilde görmelerine izin verilip verilmeyeceğine  siz karar verebilirsiniz.

Eğer 360 derece performans değerlendirme sistemini çalışan performans değerlendirmesine dair daha geniş bir bakış açısı toplamak için uyguluyorsanız  performans değerlendirme formlarını doldururken aynı derecelendirme ölçeğini kullanmanız önemlidir. Bunu eğer gelişim ihtiyaçlarını  veya kariyer gelişimini veya başarı planlama/yetenek değerlendirme amaçlarını tanımlamak için kullanıyorsanız numaralandırılmış bir ölçek seçerek belirsiz derecelendirmeler yapmaktan kaçınıp kaçınmak istemediğinizi düşünmelisiniz (ör. 4-puan). Aynı zamanda Kullanılamaz veya Yetersiz Bilgi seçenekleri eklemek isteyip istemediğinizi de düşünmelisiniz.

360 derece performans değerlendirme sistemini ne zaman uygulamalısınız?

Eğer mevcut veya potansiyel liderlerinizin gelişim ihtiyaçlarını değerlendirmek veya çalışanlarınızın gelişim ihtiyaçlarına karar vermek için 360 derece performans değerlendirme sistemini uyguluyorsanız bu değerlendirmeleri istediğiniz zaman uygulayabilirsiniz. Bununla birlikte performans değerlendirme sürecinden sonra veya kısa bir dönem önce geri bildirim toplamak isteyebilirsiniz böylece performans değerlendirmenizle ilişkili gelişim planlamanızı eşleştirebilirsiniz.

Gelişim odaklı 360 derece performans değerlendirme sistemi ile birlikte aynı pozisyonda çalışanları ne sıklıkla değerlendirmeniz gerektiğine de karar vermelisiniz. 360 derece performans değerlendirme sürecini yararını ancak sürecin bir parçası olarak beceri boşluklarını belirlemek ve gelişimin gerçekleştiğinden emin olmak için bir takip gelişim planı ve düzenli yapılan değerlendirmeleri dahil ettiğinizde elde edersiniz.

Eğer 360 derece performans değerlendirme sistemini daha geniş bildirim toplamak adına uyguluyorsanız, basit bir şekilde yöneticilerin çalışan performans değerlendirmesinde bu geri bildirimleri kullanabilmesi için katılımcıların değerlendirmelerini tamamlamaları adına yeterli zaman vermelisiniz.

Sonuçlarla nasıl ilgileneceksiniz?

Sonuçlarla nasıl ilgileneceğiniz de düşünmek önemlidir. Bu bakımdan şu konularda karar almalısınız:

  • 360 derece performans değerlendirme sürecinde geri bildirimi kim alacak?
  • Geri bildirimi çalışana kim iletecek (eğer geri bildirimi direkt olarak almıyorlarsa)?
  • Bireysel değerlendiricilerden gelen geri bildirim görülebilir mi olacak ve kim tarafından görülecek?
  • Geri bildirim bütün halinde mi olacak ve kim tarafından görülecek?
  • Sonuçları sınıflandırmak ve trendleri analiz etmek için yeteneğe ihtiyacınız var mı?
  • Sonuçlarla ilgilenmek için hangi takip veya eylemler gerçekleştirilecek?

360 derece performans değerlendirme geri bildirimin değerlendirilen çalışan ile ne zaman, nerede ve nasıl iletişime geçtiği önemli bir değerlendirmedir. Programınızın amacına ve kurum kültürünüze bağlı olarak çalışanın yöneticisinin, koçunun veya insan kaynakları temsilcisinin sonuçları çalışana iletmesini ve onu yorumlamasına yardımcı olmasını daha iyi bir yol olarak düşünebilirsiniz.

Bazı programlar basit bir şekilde geri bildirimi kümeleştirir ve yer alan herhangi bir değerlendirici kimliğini ortadan kaldırır ve bunu rapor halinde çalışana iletir. Eğer 360 derece performans değerlendirme sistemini liderlik gelişimi girişiminin bir parçası olarak yürütüyorsanız tipik olarak aday değerlendirmeyi ister ve insan kaynakları süreci başlatır ve daha sonra sonuçları çalışana iletir. Eğer 360 derece performans değerlendirme sürecini sadece gelişim planlaması için uyguluyorsanız, o zaman sonuçların performans değerlendirmesi sırasında veya öncesinde görülmediğinden emin olmalısınız çünkü bu yönetici bakış açısının çarpıklaşmasına sebep olabilir. İnsan doğası negatif geri bildirimden hoşlanmaz.

Çalışanlar genel olarak onlara verilen geri bildirimi yorumlamada yardıma ihtiyaç duyarlar ve onun içinde pozitif bir ışık görmekte zorlanırlar. Çalışanlar geri bildirimi yorumlarken sıklıkla kişisel tip ve sosyal çeşitleri düşünmede yardıma ihtiyaç duyarlar. Diğerlerini algılayış tarzımız büyük ölçüde kim olduğumuzu gösterir. Değerlendiriciler derecelendirme yaparken kişilikteki ve sosyal stildeki değişikliklere tepki veriyor olabilirler. Bu ihtiyaçlar geri bildirimi düşünürken göz önünde bulundurulmalı ve herhangi bir gelişim planlanmasında esas alınmalıdır.

Son olarak geri bildirime dayalı eylem yaparken süreç hazırlamak ve eylemlerin gerçekleştirildiğinden ve performansı etkilemede etkili olduğundan emin olmak için takipte kalmak hayati önem taşır. Bunlar uygulanmadığı takdirde 360 derece performans değerlendirme geri bildirim toplama süreci anlamını kaybeder.

Süreci nasıl yönetirsiniz?

Almanız gereken hayati bir karar da 360 derece performans değerlendirme sürecinizi nasıl yöneteceğinizdir. Çok değerli bir araç olarak görülse de çoğu kurum bütün geri bildirimi toplama ve derleme sürecinin getirdiği yönetim yükümlülüğü ve evrak işlerinden dolayı 360 derece performans değerlendirmeleri kullanmaktan çekinir.

Süreci otomatikleştirmek dahil olan herkes için güçlükleri ortadan kaldırır, büyük zaman, enerji ve çaba kazandırır ve ayrıca geri bildirimin getirdiği bütün değerden yararlanmanızı sağlar.

Diğerlerinin nasıl başarılı bir şekilde 360 derece performans değerlendirme süreci uyguladığını okuyun.

3 votes

Blog Yazarı

12 yorum

Yorum yaz

Yorum yaz