Yönetim ve Organizasyon Eğitimi

Yönetim ve organizasyon bir işletmenin hedeflediği doğrultuda, tüm çalışmalarını planlayarak, verimli ve etkili bir ilerleme kaydetmesini ifade ediyor. Planlama aşamasının, organizasyonda adı geçen her terim üzerinde sıralı ve yararlı olacak şekilde gerçekleştirilmesi, istenen sonuca ulaşmanın adımlarını oluşturuyor. Bu adımlar başlangıçta yönetimi ele alıyor. Devamında ise; takım çalışması, tedarik aşaması, kaynak kullanımı, son olarak da denetim olarak belirleniyor. 

• Takım Çalışması: İşletme, çalışma alanına göre, var olan departmanlardan ya da zaman zaman özel olarak ekstra personel görevlendirmesi yaparak, iş bölümünü sağlayabiliyor. Tüm personelin aynı amaç içinde, işi talepler doğrultusunda gerçekleştirip sonuçlandırmak için çalışması anlamını taşıyor.

• Tedarik Aşaması: Gerekli olan ürün ve hizmetin sağlanması adına, eksiklerin giderilmesi durumu.

• Kaynak Kullanımı: Yönetim ve organizasyonda, eldeki ürün ve hizmetlerin işletme için yararlı olan kısmı kullanılarak, gereksiz harcamaların ya da bilgi kirliliğinin önüne geçilbiliyor.

• Denetim: İşletmenin her zaman tüm hazırlıklarının tam olması, hizmet tipine göre var olan ürün ve kaynakların yeterli olması gerekiyor. İş düzeni ve personel sayılarını da kapsayan denetim, yönetim ve organizasyonun en önemli adımı görevini görüyor.

İşletmede var olan departmanların en üstten başlayarak, en alt kademedeki personele kadar çalışma düzenini ele alır. Planlama ile kontroller de buna göre gerçekleştiriliyor. Bu amaçla oluşturulan yönetim ve organizasyon şemalarında birbirine bağlı çalışan departmanların herkesçe bilinmesi, yönetim kadrosunun da görsellenmesi gerekiyor. Böylece görev listeleri oluşturuluyor. İhtiyaçlar doğrultusunda, hangi departman ile iletişim kurulacağına dair çalışmalar bu doğrultuda ilerliyor.

Bir işletmede, işe alım görüşmelerinin gerçekleştiği insan kaynakları departmanı, organizasyon yönetiminin de temel taşı olan çalışma ekibini belirlemeye yarıyor. İşletmenin ihtiyaçları ve talepler doğrultusunda kadroya dahil edilecek olan yeni personellerden, mümkün olan en üst seviye hizmeti de beraberinde getirmeleri bekleniyor. İşletmenin tercih edilmesinde ve hizmet kalitesinin tatmin edici bir hale gelmesinde insan kaynağı, önemli bir rol oynuyor.

Personel alımlarının gerçekleştirilmesinden sonra, işletmenin tüm bölüm ve birimleri ile ilgili oryantasyon eğitimlerinden geçerek, kendi tecrübe ve donanımları doğrultusunda gelişimi desteklenmelidir. Sonrasında yapılacak olan uygulama çalışmaları ile personelin adaptasyon kapasitesi ölçülerek iş gücüne dahil ediliyor. İşin türü, hitap edilen hedef kitle, rekabet piyasasındaki yeri, rakip firmalar, eğer dönemsel projeler üzerine hizmet veren bir işletme ise hedeflenen gelir ve önceki yılların ciroları da bu toplantılara dahil edilmeli. Yıllık gelirler baz alınarak çalışan işletmelerde ise; planlamanın yıl sonuna odaklanarak gerçekleştirilmesi işleri kolaylaştıracaktır. Son olarak personelin maaşı ve varsa prim sistemi de konuşularak işletmeye kazandırılmalı.

İşletmelerin arayışı genelde standart bir madde olan yabancı dil, anadiline hakim olma, prezentabl görünüm, tecrübeli ya da tecrübesiz vb. şeklinde devam ediyor. Ancak unutulmaması gereken çok önemli bir konu da şudur ki; bazen tüm bu özelliklere sahip olduğu halde çeşitli sebeplerden (ruhsal, ekonomik vb.) dolayı yeterli performans gösteremeyen personeller de olabiliyor. Bunun önüne geçebilmek için yeterli özelliklere sahip olmasa bile çalışma isteği olan personellerin de çeşitli mülakatlardan geçirilerek, uygun görülmesi halinde işletme içinde istihdam edilmesi fayda sağlayabilir.

İnsan kaynakları departmanı, işletmeler arasındaki farkın gözle görülür hale gelmesinde en önemli sorumluluğu taşıyor. Hizmet alanında, araç ve gereç kullanımında, geçmişe göre daha farklı bir anlayışı benimsememizi sağlayan kapitalist sistem ve teknolojik kaynaklar nedeniyle, çoğu işletmede birbirinin benzeri olan elektronik sistemler, makineler ve araçlar kullanıldığını görüyoruz. Eskiden farklılık yaratmak adına hiç kimsede olmayan ürünleri aramak ve farklı, bilinmeyen ürünlere rağbet gösteriliyordu. Günümüzde ise; farklılık anlayışı tamamen değişti. Yalnızca iş dünyasında değil, sıradan bir yaşantının içerisinde bile kullanılan çoğu araç gereç herkesin elinin altında ve aynı model, aynı marka olarak kullanılıyor. Bu nedenle farkı belirleyecek olan şey yine; iş gücü, doğru insan, nitelik ve tecrübe oluyor. İşletme içinde yapılacak olan eğitim çalışmaları ve hedeflerin gerçekleştirilmesinde belirlenecek yollarda farklılıklar yaratabilmek, insan kaynaklarının titizlikle yapacağı personel arayışı ve onayına bağlanıyor. 

Yönetim ve organizasyonda başarılı olmak isteyen bir işletmenin öncelikle araç gereç ve ürün tedarikini karşılaması, finansal kaynak yönetimini girdiler ve çıktılar da dahil olarak tamamlaması ve nitelikli personel seçimleriyle de hayata geçmesi gerekiyor. Bilgi, donanım, aydın fikirler ve dış görünüşün bir araya geldiği insanlarla çalışan işletmeler, rekabet ortamında da daima başarılı bir yer edinme fırsatı bulacaktır.

Bu başlıkta yönetim kurulu toplantılarını ele alabiliriz. Örneğin; hizmet sektöründe olan bir işletmede herhangi bir organizasyon, toplantı vb. bir etkinlik yapılacağı zaman, kararlar yönetim tarafından alınır ve alt kadroya kadar iletilerek çalışmalara başlanır. Böyle durumlarda her zaman toplantılara, hizmet personellerinden en az birinin de katılması gerektiğini düşünüyorum.

İnsanlarla daha çok iletişim halinde olan, iş sahasında çalışan personellerin fikirleri hiç şüphesiz çok daha doğru noktalara parmak basabilir. Hizmet personeli, gelen müşteri profilinin tanımlamasını, istek ve şikayetlerini, bir masa düzeninin bile ne şekilde beklendiğini daha yakından takip edebilir. Bu ve benzeri durumlarda, alt kadrodaki personele söz hakkı verilmesi, işletmeye daha iyi bir hizmet sunması için fırsat tanıyabilir.

Yönetim ve organizasyonun teknik olarak gerçekleşmesinin aşamaları bulunuyor. Bu aşamalardan geçen planlı bir işleyiş, işletmeye çalışma sisteminde kolaylık sağlayarak, piyasa içerisindeki değerini artırmayı hedefliyor. 

Yönetim ve organizasyonun ele aldığı temel kavramları aşağıdaki gibi açıklayabiliriz:

• İnisiyatif

Yönetim ve organizasyonda belirlenen kararlara uyum süreci bulunuyor. Doğru bir çalışma sisteminin oluşması, yönetim tarafından alınmış kararların uygulanmasına dayanıyor. Herhangi bir aksaklık ve iş akışını engelleyecek bir durumda, inceleme yapılıyor. İnisiyatif kavramı, personelden kaynaklanan karar dışı çalışma şekilleri ve çalışma koşullarına aykırı davranışların, hukuki bir yetkiye dayanarak, cezalandırılabileceği gibi; işletmenin yararına olan çalışmalarının da ödüllendirilmesi konusunu esas alıyor.

• Motivasyon Desteği

Çalışma şartlarının zorluk derecesine göre, personel sayısının iş gücünü eşitlemeye yönelik olarak belirlenmesi motivasyonu desteklemeye yöneliktir. Motivasyon desteği; ödüllendirme, iş ortamının yoğunluğunu hafifletecek anlar yaratılması, etkinlikler, maaşlarda yapılacak iyileştirmeler ya da prim usulü ile sağlanabilir.

• Liderlik

Yönetim ve organizasyon şemasında, her departmanda liderlik vasfı taşıyan bir personelin bulunması olmazsa olmazdır. Planlamanın, iş bölümünün ve yönetim tarafından alınan kararların, uygun olup olmadığı liderler tarafından değerlendirilebilir. Liderler kararlar üzerine yeni fikirler ortaya koyabilecek yetkiyi kullanabilir ve işletmenin çalışma sistemini daha faydalı hale getirebilir.

• Örgütsel Kültür ve Davranış

Yönetim ve Organizasyon hiyerarşisinde, tüm personelin kendi hakları ile ilgili bilgilendirilmesi, herkesin sosyal ve hukuki haklarını bilerek çalışmalarını sürdürmesi gerekiyor. Bunun yanı sıra; personelin söz hakkına sahip olması ve çalışma ortamındaki gereklilikleri, düzenli bir şekilde üsleriyle paylaşması da davranışı oluşturuyor. İşle ilgili olup da gizli tutulan bilgilerin veya eksikliği giderilmeyen kaynakların, örgütsel kültür ve davranış içerisinde yeri yoktur.

• İş Etiği

Etik, iş hayatının kırmızı çizgisidir. Dış görünüş, iş ortamındaki davranışlar, mesai saatleri, izin prosedürü, mazeret çeşitleri ve disiplin, etiği oluşturan belli başlı konulardır. İş etiği yönetim ve organizasyon içinde kavramsal olarak büyük bir önem taşıyor.

• Strateji

Hedef kitleye yeni portföyler eklemek ve rekabet piyasasında üstünlük sağlayabilmek için, her işletmenin belirlemesi gereken bir stratejisi bulunuyor. Yönetim toplantılarında bu stratejilerin kararlaştırılması, başarılı ve başarısız olanların ayrıştırılması, sistemi alınan kararlar doğrultusunda sürdürmesi gerekiyor.

• Kriz Yönetimi

Şikayetler, ürün eksikliği, ani bir hasar oluşması gibi durumlar, bazı kriz durumlarını yansıtıyor. İşletmelerin karşı karşıya kaldığı kriz anlarını hızlı ve etkili bir şekilde yönetebilmeleri için önceden hazırlık yapmış olmaları gerekiyor.

• Yeniliklere Açık Olma

Teknoloji ve çağın getirdiği tüm güncel sistem ve materyallerden haberdar olmalı gerekirse bunun takibi için de; yönetim ve organizasyon şeması içerisinde yeni bir departman oluşturulmalı. Örneğin; reklam çalışmalarının gazete ya da broşür üzerinden değil de sosyal medyadan yürütülmesi gibi. Birçok alanda işletmenin, yenilikleri göz önünde bulundurarak karar alabiliyor olması, işletmeyi bulunduğu noktadan daha yükseğe konumlandırmayı hedefliyor.

• İletişim

Sözlü, yazılı tüm iletişim şekilleri genelde bir sistem üzerinden yürütülüyor. İşletmenin personeller arasında konuşulan mesleki terimler üzerinde gerekli eğitimleri vermesi gerekiyor. İletişimin, işin aksamaması adına iş dışında hiçbir konuya değinmeden, anlaşılır, kısa, net ve yalın bir üslup ile kurulması, talepleri karşılama konusunda oldukça etkilidir.

Yönetim ve organizasyon; hem rasyonel bir sistemin içinde olmalı, hem de yaşamsal fonksiyonların, ihtiyaçların ve insan ilişkilerinin yıpranmamasının üzerinde durmalı. İyi bir çalışma ekibini kurmak kadar, kalıcı olmak da önemlidir. Bir işletmenin kalıcı olması da yönetim ve organizasyonun başarısıyla ilişkilidir.

Bir amaca odaklanmak, günden güne gelişen iş dünyasında, daha dinamik, yaratıcı ve disiplinli çalışma anlayışını da beraberinde getirdiği için, hedefler çok önemlidir.

İşletme genel müdürü, departmanların idari yöneticileri ve her departmandan en az bir personelin bulunması gereklidir. Doğru kararların alınması için daima sahadaki personelin görüşüne başvurulmalıdır.